İtiraz Şikayet ve Öneri Formu

1.0. Amaç ve KapsamBaşvuru sahiplerinden, adaylardan, belgelendirilmiş kişilerden, onların işverenlerinden ve diğer kesimlerden belgelendirme prosesi ve kriterleri konusunda alınan şikâyet ve itirazların çözümlenmesine ilişkin yöntemlerin açıklanmasıdır.

2.0. Tanımlar Şikâyet: Herhangi bir kuruluş veya kişi tarafından belgelendirme kuruluşuna yapılan, o kuruluşun faaliyetleri veya adaylardan herhangi biri ile ilgili düzeltici faaliyetlere itiraz dışındaki uygunluk değerlendirme takibidir.İtiraz: Başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş bir kişinin belgelendirme kuruluşu tarafından uygulanan sınav ve belgelendirme ile ilgili olarak alınan bir olumsuz kararın tekrar dikkate alınması doğrultusundaki talebidir.

3.0. Uygulama

3.1. Başvuru Yeri, Şekli ve Usulüİtirazlar başvuru sahibi, aday, belgelendirilmiş kişiler tarafından yapılabilir. Şikâyetler ise başvuru sahibi, aday, belgelendirilmiş kişiler dışında belgelendirilmiş kişilerin çalıştığı kuruluş, belgelendirilmiş kişiden hizmet alan kişi, kurum ve kuruluşlar, belgelendirilmiş kişinin sunduğu hizmeti doğrudan veya dolaylı olarak kullanan kişi, kurum ve kuruluşlar tarafından yapılabilir.İtiraz ve Şikayetler, INPEC Belgelendirme Merkezi resmi internet adresinden, E-mail, INPEC Belgelendirme Merkezi web sitesine online, telefon, posta, kargo, faks ya da şahsen yapılabilir. İtiraz ve Şikâyetler PB Koordinatörü, Bilgi İşlem Personeli, Kalite Temsilcisi tarafından kayıt altına alınır ve INPEC Belgelendirme Merkezi Müdürüne iletilir. İtiraz/şikâyetlerin alınıp değerlendirilmesinden sorumlu kişiler dışındaki kişi veya kuruluşlarla paylaşılmasını önleyecek şekilde gerekli tedbirleri alır. Bu form başvuran merci tarafından kullanılmamışsa PB Koordinatörü, Bilgi İşlem Personeli ya da Kalite Temsilcisi tarafından doldurulur. Formdaki bilgiler dikkate alınarak şikâyeti yapanlara bilgi aktarımı sağlanır. Tüm itiraz ve şikâyetler “İtiraz ve Şikâyet Formu” ile kayıt altına alınır. İtiraz ve şikâyetler kayıt numarası ile İtiraz ve Şikâyetlerin Takip Formu ile takip edilir.

3.2. Şikâyetler/İtirazlarBaşvuru sahibinin, adayın, belgelendirilmiş bir kişinin veya INPEC Belgelendirme Merkezi personelinin belgelendirme süreci ile ilgili olarak alınan bir olumsuz kararın tekrar dikkate alınması yönündeki talebinin veya itiraz/şikâyetini yazılı olarak ifade ettiği durumlardır.INPEC Belgelendirme Merkezi’ne şikâyet / itiraz aşağıdaki konularda olabilir ancak bunlarla da sınırlı değildir. Belgelendirme kararlarına itiraz ve şikayet, sınav sonucuna itiraz veya şikayet, başvurunun kabul edilmeme durumuna itiraz, sınav sorularına itiraz ve şikayet, sınav yapıcıyla ilgili itiraz ve şikayet, adayın belge kapsamı genişletme başvurusunun kabul edilmemesine itiraz, yanlış belge veya logo kullanımına ilişkin şikayet, verilmiş belgenin askıya alınması veya iptaline ilişkin kararlarına itiraz edilebilir.İtirazlar / şikâyetlerin incelenip sonuçlandırılmasının koordinasyonundan Kalite Temsilcisi sorumludur. İtiraz / şikâyet ile ilgili sorumlular problemin çözümü aşamasında görevlendirilmez. Sürecin uygulanması doğrultusunda Düzeltici/Önleyici Faaliyet gerçekleştirilmesi için çalışmalar başlatılır. İtiraz /şikâyet sahibi yapılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet aşamaları ve sonucu hakkında bilgilendirilir. İtirazın/şikâyet konusu ve belgelendirme prosedürü ele alınarak itiraz/şikâyet ilgililer tarafından başlatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet sonucunda çözüme kavuşturulur. Bu aşamalardan sonra alınan kararlar ve uygulamalar itiraz / şikâyet sahibi tarafından yeterli bulunmamışsa konu detayları şikâyet / itiraz komitesine iletilir ve şikâyet / itiraz sahibine bilgi verilir. İtiraz/şikâyet konusu ve bunun çözümü INPEC Belgelendirme Merkezi’nin belgelendirdiği bir adayın belgesinin askıya alınması veya iptalini gerektiriyorsa, INPEC Belgelendirme Merkezi durumu kamuoyuna web sitesi aracılığıyla duyurur.

3.3. Şikâyet ve İtiraz Süreleri, Kararın BildirimiAdayın sınav sonuçlarına, adayın sınav soru ve cevaplarına yapacağı itirazın süresi sınav sonuçlarının web sitesinden açıklandığının duyurulmasından itibaren 7 iş günüdür. Şikâyet ve İtirazlar, başvurunun INPEC Belgelendirme Merkezi kayıtlara girdiği tarihten itibaren en geç 30 iş günü içerisinde çözümlenir. Belgelendirme ve diğer konu hususlardaki itirazlar, itirazın resmi olarak yapılmasından itibaren 30 iş günü içerisinde karara bağlanır. Başka kişi veya kurum veya kuruluşlardan bilgi ve belge istenmesi gerektiğinde itiraz dosyasının kapsamlı bir inceleme ve araştırma gerektirmesi, sonuçlandırmaya imkân vermemesi gibi durumlarda itirazın karara bağlanma süresi en fazla 30 iş günü uzatılabilir. İtiraz sahiplerine varılan nihai karar hakkında bilgilendirme işlemi itirazın alınmasından itibaren en geç 30 iş günü içerisinde Kalite Temsilcisi, Nihai kararı vakit kaybetmeden, zaman aşımına uğramadan resmi yazı ile bildirir. Şikâyetlerin alınmasında süre sınırlaması bulunmamaktadır.

3.4. İtiraz ve Şikâyetlerin DeğerlendirilmesiINPEC Belgelendirme Merkezi’ne yapılan itiraz ve şikâyetler, INPEC Belgelendirme Merkezi Müdürüne iletilir. INPEC Belgelendirme Merkezi Müdürü ön değerlendirme yaparak gerekli çalışmaları 30 iş günü içerisinde yerine getirir. Şikâyet hakkında detaylı bilgi alınır, konuyla ilgili araştırmalar yapılır, elde edilen bulgular ve yapılan çalışmalar a göre itiraz veya şikâyetin giderilmesi için oluşturulan çözüm, itiraz/şikâyet sahibince uygun görülmesi halinde itiraz/şikâyet kapatılır. Oluşturulan çözüm, itiraz/şikâyet sahibinin itiraz/şikâyetini gidermezse ya da INPEC Belgelendirme Merkezi Müdürünün çözümleyemeyeceği bir itiraz/şikâyet alınmış ise; İtiraz ve Şikâyet Komitesi toplanır, görüşünü bildirir. INPEC Belgelendirme Merkezi gerekli kararı alır ilgili kişiye 30 iş günü içerisinde bildirir. INPEC Belgelendirme Merkezi Müdürü, kendisi ile ilgili gelen şikâyetleri ise INPEC Belgelendirme Merkezi Genel Müdürü’ ne iletir.